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2006年8月25日(金)

現場の情報を共有するしくみを作ろう

情報は、収集して加工し活用しますが、この情報が全社員、全スタッフで共有できたら、より大きな効果がでることはご存知のことでしょう。

情報共有」は、従来「形式知」の共有、ワードやエクセルなどのデータとして作成したものや一方的に流す発信情報(会議のお知らせや個々のスケジュール)のことをイメージしている人が多いと思いますが、「日報」も重要な情報として含まれています。

ここでは、「日報の共有」という観点でお話します。

企業の第一線で頑張る営業の現場、サービス業における接客現場、建設現場など「現場」の出来事が経営トップや幹部に正しく伝わっていなければ、適切な指示が出せないどころか、サービス低下、信用失墜ということを招いてしまいます。

上司は、日報を見て一日の出来事を把握し、部下からの「ほうれんそう」(「報告」「連絡」「相談」)を待っています。

しかし、情報を共有するという点では、「ほうれんそう」ではどうでしょうか?

「ミーティングや会議の中で、全員で報告し合う」ということもありますが、毎日行うわけにはいきません。

「IT」を使えば、日報を共有できます。

さらに、「ブログ」を使えば、日報をテーマごとに分類し、情報を蓄積できるのです。

「ブログ」はもともと日記ということで作られていますので、業務日誌や日報には機能や用途がピッタリあてはまります。

社内だけのスタッフが共有できるので、縦の情報の流れであった「ほうれんそう」
が解消でき、先輩のアドバイスやスタッフ間の意見が得られる利点があります。

さらに、携帯により現場での出来事(お客さまの意見やクレーム、上司に伝えることなど)をいつでも書き込めるので効率的な時間の使い方ができます。

形式張らずに気軽に書けるということも「ブログ」ならではの良い所です。

結果の報告である日報では、現場の声が伝わりません。結果に至るまでのプロセスを引き出すことが重要です。

情報の中でも、お客様の意見や反応、成約までのプロセスなどの現場でおきている生の声が重要であり、これらの情報を全社員が共有することで、さらなるサービス向上や新たな商品開発へつながっていきます。